Byggesagsbehandlingstiden i Fredericia Kommune er reduceret betragteligt på bare et år. Ifølge nye tal fra DI Byggeri er den gennemsnitlige ventetid blevet reduceret fra 124 dage i 2023 til blot 22 dage i 2024. Det gør Fredericia til en af de hurtigste kommuner i landet på området.
Bag det bemærkelsesværdige fald ligger en målrettet indsats for at effektivisere arbejdsgange, ændre kulturen i sagsbehandlingen og styrke samarbejdet med bygherrer og erhvervslivet.
Systematiske ændringer har skabt resultater
Jes Bøgelund, leder af Byg og BBR i Fredericia Kommune, har stået i spidsen for den omfattende omlægning af byggesagsbehandlingen. Han understreger, at de markant kortere sagsbehandlingstider ikke er tilfældige, men resultatet af en målrettet indsats, der har vendt lange ventetider og utilstrækkelig service til en effektiv og velfungerende proces. En forandring, der heller ikke havde været mulig uden ‘dygtige og engagerede medarbejdere’.
– Det er jo sådan en sum af mange ting. Vi har lavet omstruktureringer og ændret processer, men det, der har rykket mest, er, at vi har ændret hele kulturen i måden, vi behandler byggesager på. Det handler om at møde vores kunder, som jeg kalder dem, i øjenhøjde og gøre processerne mere effektive, forklarer han.
En af de centrale ændringer har været en ny organisering af arbejdet, hvor sagerne i højere grad behandles i teams frem for af enkelte sagsbehandlere.
– Vi har simpelthen lavet en omorganisering, hvor vi arbejder i teams frem for, at én person sidder med en sag alene. Det betyder, at vi kan fordele opgaverne bedre, arbejde hurtigere og samtidig sikre en høj kvalitet i sagsbehandlingen, siger Jes Bøgelund.
Varig forbedring – også for fremtiden
Selvom byggeaktiviteten i Danmark har været afdæmpet de seneste år, fastholder Bøgelund, at Fredericia Kommunes bemærkelsesværdige reduktion i sagsbehandlingstiden ikke alene kan tilskrives færre ansøgninger. Tværtimod har kommunen ekspederet flere sager i 2024 end i de foregående år, ikke mindst fordi der er blevet rettet et øget fokus på lovliggørelsessager – et område, der tidligere har været nedprioriteret.
– Noget, der ikke fremgår af statistikkerne, er, at vi i 2024 faktisk har behandlet flere sager end i de to foregående år. Det skyldes blandt andet, at vi har mange lovliggørelsessager, som ikke indgår i den her opgørelse. Tidligere blev de ikke prioriteret lige så højt, men i 2024 har vi løst mange af dem – og det arbejde fortsætter. Samlet set behandler vi altså flere sager, end vi gjorde tidligere, siger han.
For ham er der ingen tvivl: De forbedrede sagsbehandlingstider er kommet for at blive.
– Det er en varig ændring, fordi vi har fået de rette mennesker til at løse opgaven og har skabt en struktur, der fungerer. Selv hvis der skulle komme et stort opsving i byggeriet, er vi gearet til at håndtere det, fastslår han.
Tæt samarbejde med erhvervslivet har gjort en forskel
En væsentlig faktor bag succesen er også et tættere samarbejde med erhvervslivet og bygherrerne. Ifølge Jes Bøgelund har det været en prioritet at skabe en konstruktiv dialog, hvor både sagsbehandlere og ansøgere arbejder sammen om at sikre en smidig proces.
– Vi har gjort rigtig meget ud af at have en tæt dialog med både det private segment og erhvervslivet. Målet har været at finde fælles løsninger, der gør processen mere smidig. Vi har optimeret vores sagsbehandling, men det kræver også, at ansøgerne er præcise i det materiale, de sender ind. Hvis ansøgningerne ikke er gennemarbejdede, kan vi ikke behandle dem hurtigere. Det er et område, vi har haft stort fokus på at forbedre, og her har erhvervslivet været fantastisk gode til at spille med, forklarer han.
Han fremhæver samtidig, at politisk opbakning har været en vigtig faktor for at gennemføre de nødvendige ændringer.
– Og så har det været afgørende, at vi har haft en direktion og nogle politikere, der har givet os plads og rum til at lave de her forbedringer, påpeger han.
Hvad kan andre kommuner lære af Fredericia?
Fredericia er nu blandt landets hurtigste kommuner, når det kommer til byggesagsbehandling. Men samtidig er der stadig kommuner, hvor sagsbehandlingstiden er anseeligt længere. I Slagelse tager det i gennemsnit 250 dage at få en byggetilladelse – otte måneder mere end i Vallensbæk, der i gennemsnit behandler sager på blot tre dage.
Når spørgsmålet falder på, hvad andre kommuner kan lære af Fredericias tilgang, tøver Bøgelund med at give et entydigt svar. Han påpeger, at en tilsvarende forandring kræver en omfattende intern omstrukturering, som ikke blot kan implementeres fra den ene dag til den anden.
– Altså det kræver benhård ledelse og vedholdenhed. Det er ikke noget, man bare ændrer fra den ene dag til den anden, for det handler om kultur og arbejdsgange. Man skal være villig til at tage fat, også når det bliver lidt træls, siger han.
Korte ventetider giver positive tilbagemeldinger
Imens er de betydelige forbedringer i byggesagsbehandlingstiden ikke gået ubemærket hen. Jes Bøgelund fortæller, at kommunen har modtaget positive tilbagemeldinger fra både borgere og erhvervsliv, som mærker en mere effektiv og smidig sagsbehandling – en udvikling, han ser som særdeles positiv.
– Vi har jævnligt fået tilbagemeldinger fra både private og erhvervslivet, der er godt tilfredse med både servicen og den kortere sagsbehandlingstid. Og vi håber selvfølgelig, at det også kommer til udtryk, når der senere på året bliver lavet nye undersøgelser af kommunernes sagsbehandling, afslutter han.
Med et gennemsnit på 22 dages behandlingstid placerer kommunen sig nu blandt landets hurtigste, og langt under landsgennemsnittet på de 58 dage.
